L'ABECEDAIRE de la copropriété

Acte extrajudiciaire : Acte réalisé par un officier ministériel. C'est par exemple l'appellation d'un acte d'huissier, indispensable pour certaines étapes de procédures : recouvrement de créance du syndic envers le copropriétaire après mise en demeure infructueuse, signification d’un jugement, constat d’une situation précise…

Administration : une des tâches importantes dont l’exécution est confiée à un syndic placé sous le contrôle d'un conseil syndical (réception des appels téléphoniques, mise sous-plis, diffusion des documents juridiques, comptables…).

Annexes comptables : Documents obligatoirement joints par le syndic à la présentation des comptes de la copropriété, et envoyés aux copropriétaires avec la convocation à l'Assemblée Générale statuant sur les comptes de l'exercice écoulé :

L'annexe 1 est un tableau de synthèse dit « Etat financier après répartition ». Elle présente l'état des dettes et des créances, la situation de la trésorerie et le montant des emprunts restant dus. Ces montants sont calculés après répartition de la totalité des charges de l'exercice entre les copropriétaires. La synthèse fait apparaître les montants de l'exercice clôturé et ceux de l'exercice précédent.

L'annexe 2 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux selon le plan comptable : les charges sont classées selon leur nature (maintenance ascenseur, électricité, eau, charges de personnel…). L'annexe 2 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel). C’est un document purement comptable qui reprend les dépenses en faisant abstraction du critère de l’utilité.

L'Annexe 3 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux classées selon les clés de répartition existantes au sein du règlement de copropriété (Bâtiment A, B…, ascenseur, eau…). L'annexe 3 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel). Elle fait apparaitre la différence entre le montant des dépenses réelles et le montant du budget prévisionnel.

L'Annexe 4 présente les comptes des travaux et des opérations exceptionnelles. Il s'agit des travaux votés précédemment et dont la réalisation s'est achevée au cours de l'exercice.

L'Annexe 5 présente l'état des travaux votés précédemment mais non encore terminés. Il précise le montant des travaux votés par l'assemblée, le montant payé aux fournisseurs, le montant des appels de provisions pour travaux et éventuellement l'écart qui en résulte.

Appel de provisions (anciennement appels de fonds) : Demande faite par le syndic au copropriétaire pour le versement d'avances de fonds destinés à faire face aux dépenses de la copropriété :

Les provisions pour charges courantes exigibles au 1er jour de chaque trimestre (sauf décision contraire de l'AG), elles correspondent au ¼ du budget prévisionnel voté pour l'exercice.
Les provisions pour travaux selon l'échéancier (dates, montants, base de répartitions) fixé par l'AG correspondant à la décision d'entreprendre des travaux (réfection cage escalier, ravalement de façades…).
Les provisions pour le fonds travaux dont le montant est décidé en AG et qui ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel conformément aux disposition de la loi ALUR.
Des provisions relatives à des travaux urgents, en cours d'exercice, pour faire face à des dépenses imprévues (montant inférieur au 1/3 du devis) devant faire l’objet d’une assemblée générale spéciale pour régularisation.
La constitution ou le complément de l'avance pour réserve (ex fonds de roulement), selon décision de l'AG, elle ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel de l'exercice.
La constitution d'avance pour le plan pluriannuel de travaux selon l'échéancier adopté par l'AG.
Les appels destinés à couvrir la carence de certains copropriétaires (appelés avance de fonds de solidarité). Le solde de trésorerie de la copropriété devant toujours être positif, le syndic peut être amené à demander aux copropriétaires de se substituer aux défaillants jusqu'au recouvrement de leurs dettes ou passage en charge de ces créances devenues irrécouvrables.

Assemblée générale (AG) : l'assemblée générale est l'organe décisionnaire du syndicat des copropriétaires.

On distingue 3 types d'assemblées :

Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : Réunion obligatoire annuelle des copropriétaires, convoquée dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, et délibérant, au minimum, sur les comptes de cet exercice et le budget prévisionnel des deux exercices suivants.

Assemblée générale extraordinaire (AGE) : Réunion supplémentaire des copropriétaires, sur convocation spéciale, pour délibérer de questions dépassant les prérogatives du Conseil Syndical et du syndic, mais ne pouvant attendre l'échéance de la prochaine AGO.

Assemblée spéciale : Réunion qui concerne des délibérations soumises au vote d'une partie seulement des copropriétaires. Comme tous les copropriétaires, même non-votant doivent être convoqués, ces assemblées sont souvent organisées en marge des assemblées générales.

Assurance de copropriété (multirisques immeuble) : L'assurance contractée par la copropriété couvre les parties communes (biens collectifs). L'assurance couvre à minima la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires (article 9-1 e la loi du 10 juillet 1965). Cette assurance porte aussi sur les risques d'incendie, de foudre, d'explosion, de dégâts des eaux, de vol, de catastrophe naturelle, d'attentats, d'actes de terrorisme, de tempête, grêle et neige sur toitures et de bris de glaces.

Par ailleurs, chaque copropriétaire est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre en sa qualité soit de copropriétaire occupant, soit de copropriétaire non-occupant.

Assurance propriétaire non occupant (PNO) : Les copropriétaires qui n’occupent pas leur bien, peu importe la raison (location, vide…) ont l’obligation de souscrire une assurance spécifique.

Assurance dommages ouvrage (DO) : Assurance souscrite obligatoirement par le maître d'ouvrage pour les travaux relevant de la garantie décennale affectant la structure de l'immeuble. Cela évite d'attendre les recherches de responsabilités et les décisions de justice pour engager la réparation des désordres.

Avance permanente de trésorerie (anciennement fonds de roulement) : Disposition optionnelle du règlement de copropriété (ou vote de l'AG article 26), définissant les modalités de constitution par les copropriétaires d'une réserve financière destinée à faciliter la gestion de trésorerie. Cette avance ne peut excéder 1/6° du budget prévisionnel de charges courantes.

Lors de la vente d'un lot, le notaire rembourse cette avance au vendeur et la reconstitue auprès du nouvel acquéreur.

Balance : document de comptabilité générale qui liste l'ensemble des comptes et affiche leur solde (débiteur ou créditeur) en masse. Il permet d’avoir une vision rapide de la situation comptable de la copropriété à tout moment.

Budget prévisionnel : Le budget prévisionnel est le document préparé par le syndic, en collaboration avec le Conseil syndical, et soumis aux copropriétaires à l'occasion de l'assemblée générale ordinaire, évaluant les dépenses nécessaires à la gestion courante de la copropriété pour un exercice annuel. Ce budget détermine le montant des appels de provisions pour charges courantes. A noter que le législateur a prévu le vote du budget prévisionnel N + 2 uniquement. Les syndics continuent régulièrement à faire voter le budget en cours (N + 1).

Barreaudage : Type de grille qui permet de clôturer une copropriété ou qui sert de garde-corps d’un balcon ou d’une terrasse.

Biennal : ce terme est usité dans le cadre des garanties, la garantie biennale est une garantie qui est d’une durée de 2 ans. Cela entre dans le cas de réalisation de travaux de construction d’un immeuble ou lors de travaux soumis à garantie décennale. Elle concerne un certain nombre d’équipements collectifs.

Brise vue : Petit rideau garnissant la partie inférieure d’une fenêtre permettant à un copropriétaire de se protéger notamment du vis-à-vis.

Carence du syndic : Inexécution de ses obligations par le syndic. Lorsque le syndic ne remplit pas ses obligations, le syndicat peut le mettre en demeure, engager sa responsabilité professionnelle, engager des procédures de révocation et demander auprès du TGI la désignation d'un administrateur provisoire. En cas de carence de syndic, il est maintenant possible qu’un copropriétaire puisse convoquer une assemblée générale pour élire un nouveau syndic.

Carnet d'entretien : Le carnet d'entretien établi et mis à jour par le syndic, constitue le « carnet de santé » de la copropriété, il contient :

les coordonnées de l'immeuble : nom du syndicat, adresse.
l'identité du syndic.
les références des contrats d'assurances souscrits par le syndicat des copropriétaires avec leur date d'échéance.
les références des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits par le syndicat des copropriétaires, et dont la garantie est en cours.
les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats.
le référencement des travaux importants réalisés (ravalement de façades, étanchéité, remplacement d'un ascenseur…) précisant l'année de réalisation et l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux, décidé par l'assemblée générale.

L'assemblée générale des copropriétaires peut décider d'inclure d'autres informations dans le carnet d'entretien (études techniques réalisées, nature des matériaux de construction…).

Catégorie d'emploi : En copropriété, la classification des emplois est définie par la Convention Collective Nationale (CCN) des gardiens, concierges et employés d’immeubles, qui distingue, selon l'article 18 :

la catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun).
la catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème établi par la CCN.

Changement de syndic : Cette opération est délicate et doit de se faire en plusieurs étapes. A commencer par un appel d’offres et une étude comparative approfondie des différentes propositions. En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d'un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l'ensemble des documents et archives du syndicat.

Charge constatée d'avance : Terme comptable désignant une somme qui a été payée sur l'exercice en cours, mais qui doit être imputée sur l'exercice suivant (cela concerne généralement les contrats qui ont une date d’échéance ne correspondant pas à la date de clôture de l’exercice comptable).

Charges de gestion courante : Dépenses de fonctionnement engagées pour l'entretien, la conservation et l'administration de la copropriété (Exemples : assurance, nettoyage, entretien, maintenance des équipements, charges de personnel, honoraires de syndic…). Les charges sont récurrentes et peuvent donc être regroupées et votées dans le cadre d'un budget prévisionnel.

Elles se distinguent des charges pour travaux correspondant aux grosses réparations, aux rénovations et améliorations qui font l'objet d'un vote spécifique lors de l'assemblée générale.

Charges récupérables : Partie des charges dont le copropriétaire bailleur peut demander le règlement à son locataire. Ces charges récupérables correspondent aux dépenses d'entretien courant et sont définies par un décret du 26 août 1986. Généralement, le décompte annuel des charges individuelles prévoit une colonne spécifique faisant apparaitre le détail des charges récupérables.

Clé de répartition : Les clés de répartition définissent la quote part des charges entre les lots, au prorata des tantièmes qui sont affectés d'après l'état descriptif de division défini au règlement de copropriété. On distingue les charges générales qui sont réparties sur l'ensemble des lots et les charges spéciales qui ne sont réparties qu'entre les lots en ayant l'usage (ex : Bâtiment, ascenseurs). Le critère de l’utilité relative est celui qui permet de déterminer ces charges spéciales. A noter que le syndic ne peut créer de charges spéciales de sa propre initiative, même si une répartition a été omise par le règlement de copropriété. Une décision de justice est obligatoire pour mettre en place une nouvelle base de répartition des charges.

Coefficient climat : (voir DJU) Paramètre servant à analyser les consommations relatives d'énergie pour le chauffage, en fonction de la localisation géographique et de la rigueur de l'hiver et qui sert de référence dans le cadre de la souscription de contrat de chauffage de type P1.

Comptabilité analytique : la comptabilité analytique est une dimension complémentaire à la comptabilité générale. Elle va permettre de tenir une comptabilité qui prend en compte les différentes bases de répartitions existantes au sein du règlement de copropriété et ainsi répartir les dépenses en fonction de leur nature.

Ci-dessous le détail des 3 catégories existantes :

Analyse par nature : elle est directement donnée par l'application du plan comptable général (lorsqu'il est respecté !) ex : charge personnel, énergie, prestations, taxes...
Analyse par répartition : c'est l'analyse effectuée actuellement par le syndic pour affecter la quote-part de charge à chaque lot et élaborer les décomptes individuels.
Analyse par destination : elle correspond à l'analyse des dépenses par usage ou par fonction particulière. Dans une copropriété on devrait s'intéresser notamment à l'usage de l'énergie (ventilation entre éclairage, chauffage, ascenseurs, VMC...) et au coût réel de chaque service inclus dans les charges de personnel ou de prestations externes (conciergerie, nettoyage, poubelles, services divers…). Ces informations seraient importantes pour analyser la pertinence des dépenses engagées et donc réparties. Les logiciels des syndics ne disposent pas d'éléments d'information suffisants pour effectuer ces analyses nécessaires à l'exploitation des gisements d'économies, à l'orientation des travaux et à une véritable gestion patrimoniale de la copropriété.

Comptabilité d'engagement : Méthode de tenue de comptabilité, similaire à celle des sociétés, applicable obligatoirement pour la gestion des copropriétés depuis 2006. Elle consiste à enregistrer les dépenses à la date de la facture (et non au jour du règlement) et d'en affecter la charge sur la période concernée (ex : répartition au prorata de la prime d'assurance annuelle concernant une période à cheval sur deux exercices). Le but de la comptabilité d’engagement est de rendre l’image la plus précise des dépenses engagées pendant la période comptable. Ainsi, si un ordre de service a été émis avant la date de clôture de l’exercice comptable, le syndic doit provisionner une somme relative à la dépense pour éviter que la facture pèse sur l’exercice N+1.

Nota : Cette disposition n'est pas obligatoire pour certaines petites copropriétés, (moins de 10 lots et budget annuel moyen inférieur à 15 000 €).

Comptabilité générale (documents) : Les documents de comptabilité générale établis de manière indépendante pour chaque copropriété sont :

Les journaux,
Le grand livre,
Et la balance des comptes.

Ces documents de référence, accompagnés des pièces comptables justificatives, sont nécessaires pour un contrôle complet de la situation comptable de la copropriété, et vérifier la cohérence des documents annuels présentés par le syndic aux copropriétaires (état des dépenses et annexes).

Compte bancaire séparé : Obligatoire depuis le 1^er juillet 2015 pour les copropriétés de plus de 15 lots, un compte bancaire séparé est un compte ouvert au nom du syndicat, destiné exclusivement aux opérations de la copropriété (recettes et dépenses). Le syndic est seul mandataire, habilité à effectuer des opérations sur ce compte, mais le conseil syndical a depuis le 01 juillet 2020 accès en consultation via Internet aux relevés bancaires. Le compte séparé est un élément important de la transparence des opérations et présente une simplification considérable en cas de changement de syndic : changement de signataire du compte sans modification des opérations courantes (prélèvements et règlements), transfert immédiat des fonds disponibles).

Les copropriétés de moins de 15 lots peuvent se dispenser de l'ouverture d'un compte séparé (décision en AG à la majorité absolue de l'article 25). Dans ce cas, le fonctionnement est en sous comptes individualisés avec relevés spécifiques.

Compte d'attente : Compte dans lequel on enregistre les opérations en attente d'affectation. Ces comptes d'attente sont normalement soldés à la clôture de l'exercice. Dans une copropriété si un compte d'attente apparait non soldé sur l'annexe 1, le détail précis des écritures de ce compte doit être joint à la présentation des comptes. Il est à proscrire chez les syndics car souvent source de problème dans la gestion de la copropriété.

Compte de régularisation : Terme comptable. En copropriété, représentation sur l'annexe 1 de la valeur des comptes de charges et de produits enregistrés sur l'exercice et correspondant à l'exercice suivant :

au débit : les charges constatées d'avance (ex abonnement EDF à reporter sur la période correspond à l'exercice suivant
au crédit : les produits encaissés d'avance (rare en copropriété, ex location de parties communes ou espace publicitaire).

Compte individuel : Compte particulier, tenu dans la comptabilité du syndicat, pour chaque copropriétaire et dans lequel sont enregistrées, de manière chronologique toutes les opérations comptables (appels de fonds, règlements, imputations de charges…).

Comptes du syndicat : Ensemble des documents présentés aux copropriétaires en préparation de l'assemblée générale ordinaire, tenue dans les 6 mois de la clôture de l'exercice, et appelée à les approuver. Ils comprennent le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie. Le format de la présentation des documents et annexes est défini par la règlementation. La présentation comporte notamment un comparatif poste par poste, des comptes de l'exercice écoulé avec ceux du précédent exercice approuvé. Un document doit récapituler précisément les sommes encaissés par le syndic dans le cadre de sa gestion en plus des honoraires de gestion courante.

Conseil syndical : Tout copropriétaire (ou son conjoint) peut être membre du conseil syndical (CS). Le syndic ou ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du CS. Le conseil syndical est élu par l'assemblée à la majorité absolue (Article 25-1). Le nombre de membres est précisé dans le règlement de copropriété, à défaut le nombre de membres est libre. 

Le conseil syndical élit parmi ses membres un Président. Le président anime et s'assure du bon fonctionnement du conseil syndical. Par exemple, il convoque le conseil syndical et préside ses réunions. Il s'assure de la coordination entre le conseil syndical et le syndic.

Le conseil syndical peut se faire aider à tout moment par tout type de prestataire sans en référer à l’assemblée générale lorsqu’il y en a besoin, un vote à la majorité du conseil syndical suffit.

Consultation des pièces comptables : pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'AG appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré. Le conseil syndical peut à tout moment demander la mise à disposition de l'ensemble des documents et pièces de la copropriété. Sans réponse du syndic sous un mois, une amende de 15 euros par jour peut lui être imputée.

Contestation de l'assemblée générale : action engagée en justice par un ou plusieurs copropriétaires à l'encontre d'une ou plusieurs décisions de l'AG. La contestation doit être intentée, par des copropriétaires opposants ou défaillants, auprès du Tribunal de Grande Instance, dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l'assemblée générale conformément aux dispositions de l’article 42.

Contrat de syndic : Le contrat de syndic est un document qui régit les relations entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, notamment la durée de la mission, les modalités de rémunération, (forfaitaires et complémentaires) et les conditions d'exécution de la mission. Un décret du 26 mars 2015 est venu définir un contrat type de syndic et fixer la liste des prestations particulières pouvant être facturées en dehors des honoraires de gestion courante. Le contrat de syndic est joint à la convocation à l'AG et signé, au nom du syndicat, par le Président de séance. La rémunération du syndic est libre, il est donc préférable de la négocier avant la séance plénière, peu propice à cet exercice.

Convention collective : Accords entre des organisations d'employeurs et des syndicats de salariés qui précisent les dispositions du droit du travail notamment en ce qui concerne les modalités d'exécution des contrats de travail de salariés relevant d'une même activité sur un même territoire. Les salariés d'une copropriété relèvent de la Convention Collective Nationale du travail des gardiens-concierges et employés d'immeubles rédigée en 1979 et applicable à l'ensemble des copropriétés depuis 1981 (Brochure n° 3144).

Convocation à l'assemblée générale : Lettre adressée à tous les copropriétaires pour les inviter à participer à une Assemblée Générale du syndicat. Cette convocation est valablement faite par LRAR classique, lettre recommandée électronique (accord exprès du copropriétaire écrit) ou remise en main propre contre décharge, à chaque copropriétaire, au moins 21 jours francs avant la date tenue de l'assemblée générale. La règlementation a changé et s'impose à toutes dispositions différentes des anciens règlements de copropriété, elle est d’ordre publique. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, de la présentation des comptes et budgets, du projet des résolutions, d'un formulaire de pouvoir de représentation, d’un formulaire de vote par correspondance et de tous documents complémentaires utiles à l'analyse des résolutions présentées : ex. rapport du Conseil syndical, devis des travaux, projets de contrats d'entreprise et de syndic, présentation de projets, simulation de quote parts.

Copropriété : immeuble bâti ou groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes. La description de la copropriété, des parties communes et privatives et leur répartition en lots (état descriptif de division) est incluse dans le Règlement de copropriété. La copropriété est représentée par le syndicat des copropriétaires, qui a la personnalité civile et est enregistré au registre des copropriétés.

Créance irrécouvrable : Dette d'un tiers vis à vis de la copropriété dont on ne sait obtenir le règlement malgré les diverses opérations de recouvrement, elle est donc considérée comme « perdue ». Son montant est alors transféré du compte individuel du débiteur vers un compte spécial « créances irrécouvrables » pour que la charge correspondante soit répartie entre les copropriétaires. Une résolution spécifique doit être portée à l’ordre du jour de l’assemblée générale pour information et vote.

Degrés Jour Unifiés (DJU) : les DJU correspondent à un coefficient climat qui mesure l'écart de température entre la température de confort et la température extérieure de base. La valeur est calculée, à posteriori pour une campagne hivernale de chauffe.

Les DJU permettent de réaliser des estimations de consommations d'énergie thermique en fonction de la localisation géographique et de la rigueur de l'hiver.
Il existe deux méthodes de calcul des DJU :

Méthode de Météo France
Méthode COSTIC (Centre d'études et de formation - génie climatique)

Délai de contestation de l'Assemblée Générale : Un copropriétaire dispose d'un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l'AG pour contester une ou des décisions de l'assemblée générale conformément à l’article 42 du code de la copropriété. Pour avoir ce droit, il doit, soit être absent à l’assemblée générale, soit avoir voté contre la résolution qu’il souhaite contester. Pendant ce délai de 2 mois, les travaux votés à la majorité 25 ou 26 ne doivent pas être engagés. Il peut également contester sa répartition individuelle de charges pendant 5 ans.

Délai d'envoi du procès-verbal d'Assemblée Générale : le syndic a l'obligation d'adresser le procès-verbal de l’assemblée générale dans le mois qui suit la tenue de l'assemblée générale.

Délai d’envoi de la convocation à l’assemblée générale : le syndic a l’obligation d’adresser la convocation de l’assemblée au minium 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale.

Délibération (synonymes : décision, résolution) : un historique et un projet de résolution sont précisés pour chaque délibération donnant lieu à un vote.

Destination d'un immeuble : Règles d'usage d'un immeuble (ce à quoi il doit servir), restriction aux droits des copropriétaires définis par le Règlement de copropriété (ex. immeuble à usage exclusif d'habitation).

Diagnostic Technique Global (DTG) : document comprenant une analyse de l'état de l'immeuble ainsi qu'une projection sur les dix années à venir des éventuels travaux nécessaires à sa conservation et à son entretien. La réalisation de ce diagnostic n’est pas obligatoire à ce jour malheureusement.

Documents comptables de synthèse obligatoires : les documents comptables devant être joints à la convocation de l'AG statuant sur les comptes d'un exercice sont définis par décret.

Ils comprennent :

Etat financier après répartition (annexe 1) : état des dettes et créances, situation de trésorerie, montant des emprunts restant dus
Compte de gestion général et budget prévisionnel (annexe 2) : charges de gestion courantes par nature (nomenclature comptable) et charges pour travaux, de l'année et des années N+1, N+2 (budgets)
Compte de gestion des opérations courantes et budget prévisionnel (annexe 3) : mêmes éléments que dans l'annexe 2, mais présentés par catégories de charges (clés de répartition)
Comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles (annexe 4) : détail des travaux votés, réalisés et achevés à la clôture de l'exercice (appels de fonds et montant des travaux)
Etat des travaux votés non encore clôturés (annexe 5) : situation comptable intermédiaire comparable à l'annexe 4, sur les travaux non achevés.
Un document précisant le détail des sommes perçues par le syndic au titre de l’ensemble des honoraires et autres (frais de mise en demeure, frais d’état daté…)

Dommages ouvrage (assurance DO) : Assurance souscrite obligatoirement par le maître d'ouvrage pour la couverture des réparations relevant de la garantie décennale lors de travaux importants affectant la structure de l'immeuble (réfection de toiture, reprise d’élément structurel tel que plancher ou mur porteur, ravalement de façades…). La souscription de cette assurance a pour objectif de résoudre les problèmes sans que des recours en responsabilité soient réalisés entrainant des procédures judiciaires (longues et incertaines). C’est l’expert désigné par l’assurance dommages ouvrage qui a le pouvoir d’imputer la responsabilité aux différents intervenants.

Emargement : Signature portée sur un document, attestant de la réalité d'une opération :

Signature attestant la réception d'un document (par exemple convocation à l’assemblée générale ou procès-verbal).
Signature du copropriétaire ou de son représentant attestant sa participation à l’assemblée générale.
Signature du membre du conseil syndical pour une réunion de celui-ci.

Emploi dans une copropriété : la convention collective (CCN) définit 2 catégories d'emploi :

La catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun)
La catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation de la pesée des postes. Il a des avantages en nature concernant l’électricité, l’eau et le loyer.

Employé d'immeuble : Salarié de la catégorie A au sens de la convention collective (CCN 3144) applicable aux copropriétés, il peut être chargé d'effectuer tout ou partie du nettoyage, de la sortie des ordures ménagères ou de tous autres travaux d'entretien courant tel que l’entretien des espaces verts, la réalisation de différents travaux d’entretien.

Etat daté : Document établi par le syndic à la demande du notaire lors du projet de vente. Cet état précise la situation comptable du vendeur vis-à-vis de la copropriété (dettes ou crédits) et des informations à transmettre à l'acquéreur sur les avances et charges à acquitter pour le ou les lots concernés. La loi a plafonné le montant de la facturation à 380,00 euros TTC.

Etat descriptif de division : Liste intégrée ou annexée au Règlement de copropriété précisant l'identification des lots privatifs et pour chacun d'eux, son numéro, sa description, son usage, et les tantièmes de répartition des charges communes s'y rapportant. Le notaire, rédacteur du règlement de copropriété a l’obligation de détailler le calcul des tantièmes pour chaque lot.

Exercice comptable : En copropriété, périodes de 12 mois consécutifs à l'issue de laquelle on procédera à l'arrêté des comptes et à leur répartition entre les copropriétaires. Par commodité, notamment pour les immeubles avec chauffage collectif l'exercice comptable peut être différent de l'année civile (par exemple du 1er octobre au 30 septembre) afin de faciliter la comptabilisation des postes de chauffage importants, en dehors de la campagne de chauffe. L'ensemble des documents de gestion (budget prévisionnel, état des comptes, échéancier de provisions…) tiennent compte du calendrier de l'exercice comptable. La date de clôture comptable peut être modifiée une fois tous les 5 ans sur décision d’assemblée générale.

Feuille de présence : C’est le document qui permet de comptabiliser précisément le nombre de copropriétaires présents, représentés ou votant par correspondance et ainsi déterminer le quorum de l’assemblée générale. Elle doit contenir les informations suivantes :

Nom, prénom
Adresse
Numéro de lot
Tantième pour chaque lot
Colonne de signature pour les présents
Colonne de signature pour les copropriétaires qui représentent un autre copropriétaire. Elle doit obligatoirement être signée en début de séance et paraphée et signée par le président de séance, le ou les scrutateurs et le secrétaire de séance.

Fiche synthétique : document établi par le syndic ayant pour objet d'informer les copropriétaires du fonctionnement de la copropriété. La fiche comprend les informations suivantes :

Identification de la copropriété et du syndic,
Organisation juridique,
Caractéristiques techniques, équipements
Et caractéristiques financières.

Elle doit obligatoirement être affichée au sein des parties communes des copropriétés et doit être mise à jour tous les ans par le syndic après la tenue de l’assemblée générale. Lors de la vente d'un lot, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente, ou, à défaut, à l'acte de vente.

Fichier immobilier (ou fichier des hypothèques) : Ce fichier tenu par l'administration (conservation des hypothèques) recense, par immeuble : la liste des copropriétaires, les actes de vente, les règlements de copropriété, les hypothèques existantes. Il est utile dans le cadre de copropriétaire dont le syndic n’a plus de nouvelles (adresse dont les documents reviennent NPAI).

Financement : chaque résolution d’assemblée générale portant sur des travaux à réaliser doit comporter les modalités de financement des dits travaux, doit également être précisé la base de répartition servant à la réalisation des appels de provisions. Les dates et les pourcentages sont importants car ils permettent en cas de vente d’un lot d’imputer les sommes de façon claire et précise.

Fonds travaux ALUR : fonds alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par les copropriétaires, dont le montant, fixé par AG, ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel. Les cotisations sont déposées sur un compte séparé rémunéré au nom du syndicat. L'assemblée générale peut affecter toute ou partie des sommes déposées sur le fonds au financement de tout type de travaux. Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Le fonds arrête d’être alimenté lorsque celui-ci a atteint le montant du budget de fonctionnement courant de la copropriété. Les copropriétés de moins de 10 lots peuvent, à un vote à l’unanimité de l’assemblée générale, ne pas abonder ce fonds travaux.

Frais de recouvrement : Frais engagés par la copropriété pour obtenir le remboursement des dettes d'un copropriétaire défaillant (charges courantes et travaux). Le montant et les modalités d'imputation de ces frais au débiteur (relances, mises en demeure, contentieux…) sont définies par la règlementation (article 10-1) et le contrat de syndic.

Gardien d'immeuble : Salarié de la catégorie B au sens de la Convention Collective Nationale applicable aux copropriétés. Le gardien est logé par la copropriété et sa rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation de la pesée des postes. Il a des avantages en nature concernant l’électricité, l’eau et le loyer.

Garantie décennale : garantie de 10 ans qui s'applique aux travaux réalisés par une entreprise et protège la copropriété contre les vices et malfaçons affectant les ouvrages ou les rendant non conformes ou impropres à leur destination. Les travaux concernés sont ceux qui affectent le gros œuvre, les charpentes, escaliers, canalisations, plafonds… et par extension, les travaux importants de rénovation ou d'aménagement (installation de chauffage, piscine, véranda, ravalement de façade important…).

Grand livre : document comptable qui regroupe l'ensemble des comptes et des écritures comptables. Pour chaque compte, les écritures enregistrées au cours de l'exercice apparaissent chronologiquement avec leur date, libellé et montant, chaque compte possède un total pour la période sélectionnée. Les comptes sont classés selon la nomenclature comptable, le grand livre doit OBLIGATOIREMENT être équilibré (les débits équivalents aux crédits).

Honoraires du syndic : Les honoraires de syndic sont libres et négociés avec le projet de contrat soumis à l'approbation de l'assemblée générale. La rémunération du syndic comprend deux parties :

Les honoraires pour la gestion courante : il s'agit d'un montant forfaitaire, proportionnel au nombre de lots de la copropriété, qui couvre les prestations de gestion courante (le contrat doit préciser la durée de l’assemblée générale, le nombre et la durée des visites des parties communes, le nombre et la durée des réunions du conseil syndical). Le décret du 26 mars 2015 instaurant le contrat type de syndic établit une liste non limitative des prestations de gestion courante.
Les honoraires de prestations particulières : ils correspondent à la rémunération des prestations non comprises dans la gestion courante (exemple : AG extraordinaire, recouvrement des impayés, établissement de l'état daté, suivi des travaux hors budget prévisionnel …). Les prestations particulières sont strictement définies par le décret du 26 mars 2015.

Hypothèque légale : Le syndic doit prendre une hypothèque sur le lot dont le copropriétaire est débiteur dans le cadre du recouvrement des charges pour être sûr d’être informé, si une vente du lot devait se faire par l’intermédiaire d’un autre créancier.

Immatriculation : les copropriétés ont l'obligation d'être immatriculées auprès du registre national des copropriétés. L'immatriculation se fait par voie dématérialisée. Chaque année, le représentant légal de la copropriété doit actualiser les informations détenues dans le registre notamment en matière de comptabilité et de pourcentage d’impayés de charges.

Indivision : un lot en indivision est un lot qui appartient à plusieurs personnes à la fois (héritage ou achat en indivision, par exemple des concubins). Toute indivision doit avoir un représentant (appelé gérant) pour simplifier la représentativité et les envois des correspondances. A défaut de nomination d’un représentant, le syndic a l’obligation de diffuser l’ensemble de ces envois à tous les indivisaires.

Journaux comptables : l'ensemble des écritures comptables est enregistré chronologiquement dans un journal. En pratique, plusieurs journaux sont utilisés (journal de banque, journal des achats, journal de vente, journal des OD…) pour en faciliter la lisibilité.

Loi CHATEL : la Loi n°2005-67 du 28 janvier 2005, dite Loi CHATEL, tend à protéger le consommateur (personne physique) et donc le syndicat des copropriétaires (qui est assimilée personne physique), en précisant notamment les conditions de rupture d'un contrat de services :le professionnel prestataire de services informe le consommateur par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de la période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat qu'il a conclu avec une clause de reconduction tacite. Dans le cas contraire, le consommateur peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la date de reconduction.

Lot : Dans une copropriété, élément unitaire et indivisible identifié par un numéro dans l'état descriptif de division, inscrit au règlement de copropriété. Il peut correspondre à un logement ou un local commercial mais aussi à des annexes telles que caves, garages, cellier, parking... A chaque lot sont affectés des tantièmes de charges dans les différentes clés de répartition (charges générales, bâtiment, chauffage, ascenseur…).

Lot principal : lot affecté au logement ou au commerce par opposition au lot secondaire. Généralement l'évaluation de l'importance d'une copropriété prend comme référence le nombre de lots principaux et non le nombre total de lots avec lots secondaires sauf si le nombre de lots secondaires est anormalement élevé.

Maître d'œuvre : Responsable de la coordination et de la réalisation de travaux, depuis l'expression des besoins formulés par le propriétaire (Maître d'ouvrage) jusqu'à leur réception et la validation de leur conformité aux besoins exprimés et aux règles de l'art. Son travail est réalisé en deux phases, une première qui consiste à établir un cahier des charges et réaliser un appel d’offres et une seconde qui consiste à suivre le chantier pour garantir sa bonne exécution.

Maître d'ouvrage : Propriétaire de l'ouvrage dont il a commandé la construction, la rénovation, la réparation ou l'extension. Il a la responsabilité de l'expression des besoins, aidé pour cela, si nécessaire, par une prestation d'AMO (Assistance à Maîtrise d'ouvrage). Il doit ensuite respecter ses obligations selon le contrat établi, avec la Maîtrise et réceptionner l'ouvrage terminé sous la conduite du maître d'œuvre. Dans une copropriété, le maître d'ouvrage est le syndicat des copropriétaires, qui peut déléguer une partie de ses prérogatives au syndic.

Majorité article 24 (majorité simple) : il s’agit de la majorité des copropriétaires présents, représentés et votant par correspondance. Ne sont prises en compte que les voix exprimées, l'abstention est sans effet (exemple : si 700 millièmes sont présents ou représentés, 300 votent pour, 200 votent contre et 200 s'abstiennent, la résolution est adoptée). Il s'agit de la majorité de droit commun, elle trouvera à s'appliquer à toutes les résolutions non définies spécifiquement comme relevant des articles 25 (exclusion faite des résolutions pouvant bénéficier de l’article 25-1) ou 26 de la Loi du 10 juillet 1965. La majorité simple est notamment applicable pour tous les actes de gestion courante (adoption du budget prévisionnel, approbation des comptes, travaux d'entretien ...).

Majorité article 25 (majorité absolue) : majorité des voix de tous les copropriétaires qu'ils soient présents ou non (501 sur 1000 millièmes). Les décisions devant être votées à cette majorité concernent essentiellement (liste non exhaustive) :

La possibilité de déléguer une décision relevant de la majorité 24,
L'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes,
La désignation ou la révocation du ou des syndics et des membres du conseil syndical ;
Les conditions auxquelles sont réalisés les actes sur les parties communes lorsque ces actes résultent d'obligations légales ou réglementaires (exemple accord de servitudes, cession de droit de mitoyenneté) ;
La modification de la répartition des charges rendue nécessaire par un changement de l'usage d'une ou plusieurs parties privatives ;
Les travaux d'économie d'énergie de réduction des émissions de gaz à effet de serre;
La suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène ;
L'installation ou la modification d'un réseau de distribution d'électricité public destiné à alimenter en courant électrique les emplacements de stationnement des véhicules ;
L'installation de compteurs d'eau froide individuels ;
L'installation de compteurs d'énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage ;
L'ensemble des travaux comportant transformation, addition ou amélioration.

Majorité article 25-1 (majorité absolue allégée) : Lorsque la résolution n'a pas atteint la majorité absolue prévue à l'article 25, si la décision recueille le tiers des voix (soit 334 millièmes), il est possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple. Si la décision ne recueille pas le tiers des voix, il sera possible de procéder à un second vote à la majorité simple mais dans le cadre d'une seconde assemblée générale qui devra être réunie dans un délai maximum de 3 mois après la tenue de l’assemblée générale n’ayant pu délibérer.

Majorité article 26 (double majorité) : majorité nécessitant la réalisation de deux conditions cumulatives ou bien l’unanimité.

Pour la majorité nécessitant la réalisation de deux conditions cumulatives, elles sont :

Votes favorables représentant les 2/3 des tantièmes de tous les copropriétaires
Votes favorables représentant plus de 50 % des copropriétaires.

Ces résolutions concernent les décisions importantes de la copropriété, notamment :

Des acquisitions immobilières,
La modification des articles du règlement de copropriété relatifs à la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes,
Les modalités d'ouverture des portes d'accès des immeubles,
La suppression du poste de concierge ou de gardien et l'aliénation du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu'il appartient au syndicat.

Dans certains cas, l’unanimité de tous les copropriétaires est requise pour qu’une décision soit adoptée, il s'agit notamment de la suppression d’un élément collectif (suppression chauffage, eau chaude…) ou la création de lots dans certains cas.

Mandataire : Représentant d'un copropriétaire dont il a reçu un pourvoir pour participer et émarger en son lieu et place lors de l'assemblée générale. Ce peut être une personne membre ou non du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même avec celles de ses mandants n'excède pas 10% des voix du syndicat. Le syndic ne peut pas être nommé mandataire.

Mandat de syndic : voir contrat de syndic

Millièmes (voir tantième) : Expression de la quote-part des charges communes attribuée à un lot par l'état de division, dans le cas d'une répartition globale de 1 000 parts.

Missions du syndic : le syndic est chargé notamment :

D'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
D'administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
D'établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
D'établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale ;
De tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
D'ouvrir un compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux ;
>D'ouvrir et de gérer un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour traiter toutes les opérations le concernant ;
De représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.
D’assurer le recouvrement des charges.
De gérer les dossiers sinistres.

Mutation : Transfert de propriété d'un bien (lot en copropriété). Ce peut être une vente (mutation à titre onéreux), un héritage ou une donation (mutation à titre gratuit). L'opération de mutation (état daté) est généralement le fait générateur de prestations complémentaires du syndic définies par le contrat de syndic et mises à la charge du vendeur. Dans le cadre d’une mutation, le syndic doit produire un ensemble de documents au notaire et d’informations qui engagent sa responsabilité juridique.

Notaire : Etude dont le rôle principal en copropriété est la rédaction des règlements qui vont régenter la vie de la copropriété à tous les niveaux, comptable, administratif, juridique, technique… Il a également pour rôle de réaliser les mutations de lots et a l’obligation de les notifier au syndic en place.

Notification : terme employé dans le cadre de remise de document tel que convocation, procès-verbaux, constat d’huissier…

Nu-propriété : Pour un lot de copropriété, il peut y avoir la dissociation entre le droit d’usage (usufruit) et le droit de propriété, alors appelé nu-propriété.

Opposant : terme qui définit les copropriétaires qui sont en minorités dans le cadre d’un vote d’une résolution. De ce fait, les opposants ont le droit de dénoncer une résolution ou une assemblée générale dans le délai de l’article 42 (2 mois à compter de la notification du procès-verbal).

Ordre du jour : il constitue l’ensemble des résolutions qui sont comprises dans le cadre de la tenue d’une assemblée générale, l’ordre du jour d’une assemblée doit impérativement être rédigé en concertation avec le conseil syndical.

Ordures ménagères : C’est un poste de charges qui est relativement important dans les copropriétés, la prestation consiste en la récupération de l’ensemble des containers à ordures et de les mettre sur le trottoir en attendant le ramassage par les services concernés et ceci autant de fois que nécessaire. Il peut être supprimé dans de nombreux cas, avec un peu de bon sens de chaque copropriétaire.

Parties communes : Sont communes les parties des bâtiments et des terrains affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux. Les charges d'entretien des parties communes sont réparties entre eux selon la règle des tantièmes. On trouve ainsi les espaces communs, jardins, halls, cages d’escaliers mais aussi les équipements collectifs tels que : chaudières, ascenseurs, antennes de télévision, toits, terrasses, halls, loge de gardien.…

Parties communes à usage privatif : Elles appartiennent indivisément à tous les copropriétaires mais sont affectées à l'usage et à l'utilité exclusifs d'un lot. Ce peut être le cas de toits terrasses, balcons, loggias, jardins. Dans ce cas les charges d'entretien afférentes pourront être partagées entre la copropriété et le copropriétaire selon les termes du règlement de copropriété et les décisions d’assemblées générales.

Parties privatives : Il s’agit d’un lot dont l’utilisation est exclusive à un copropriétaire dont l’attestation notariale fait apparaitre son numéro de lot. Ils sont identifiés comme des lots dans l'état de division inclus dans le Règlement de copropriété (il s’agit des appartements, caves, parkings, garages…).

Plan comptable : Nomenclature de numéros et d'intitulés de comptes assortie de règles d'affectation. Les syndics doivent respecter le même plan comptable défini pour la profession en déclinaison du plan comptable général en vigueur dans les entreprises. L'utilisation d'un plan comptable homogène facilite la lecture des comptes et assure une forme de continuité en cas de changement de syndic. La particularité des copropriétés est que la notion de TVA n’existe pas, tout est comptabilisé en TTC et que les produits sont très peu nombreux (loyer panneau de pub, antenne relai…).

Prestations particulières : voir contrat de syndic.

Prescription : un délai de prescription est un délai au-delà duquel on ne peut plus agir contre quelqu’un (qui n’a pas payé ses charges par exemple).

Provisions : voir appel de provisions.

Publicité du règlement de copropriété : le règlement de copropriété et ses éventuels avenants sont publiés au fichier immobilier. C’est impératif pour la bonne information des copropriétaires acquéreurs.

Quitus (donner) : pendant de très nombreuses années, le fait de donner quitus a un syndic pour la gestion de l’année écoulée, ne permettait plus aux copropriétaires ou au syndicat de rechercher la responsabilité du syndic en cas de faute. Aujourd’hui, quitus donné ou pas, si un syndic commet une faute, le copropriétaire concerné ou le syndicat des copropriétaires peuvent intenter une action en justice pour obtenir réparation.

Quorum : c’est le nombre de tantièmes nécessaire pour pouvoir voter une résolution. Par exemple, dans le cadre d’une décision à l’article 25, il faudra que plus de la moitié de l’ensemble des copropriétaires soient présents, représentés ou votes par correspondance pour pouvoir prendre une décision.

Quote-part : il s'agit de la part qui revient à chacun dans une répartition d'une somme. Dans les copropriétés, la quote-part des charges payées par un copropriétaire est déterminée par le nombre de tantièmes attachés au lot qu'il possède.

Rapprochement bancaire : Le rapprochement bancaire est un état comptable précisant les écarts entre le solde du relevé de compte adressé par la banque à une date donnée et le solde théorique du compte de la même banque dans la comptabilité. Cet écart se justifie notamment par l'émission ou la réception de chèques, déjà enregistrés en comptabilité mais qui n'ont pas encore été débités ou déposés à la banque à la même date ou bien un virement reçu en banque mais non comptabilisé en comptabilité.
Dans une copropriété, le rapprochement bancaire n'a de sens que s'il existe un compte bancaire séparé et qu’il est effectué régulièrement (tous les mois).

Registre des copropriétés : le registre, tenu par l'Anah (Agence nationale d'amélioration de l'habitat), permet de procéder en ligne à l'immatriculation d'une copropriété par son représentant légal ou par un notaire, et d'accéder à un annuaire et à des données statistiques. Il vise à recenser les copropriétés à usage d'habitation.

Règlement de copropriété : ce document, établi lors de la constitution de la copropriété fournit la description de chacun de ses composants, (parties communes ou privatives) dans leur consistance, les conditions de leur jouissance. Il fixe également les règles relatives à l'administration des parties communes et inclus généralement l'état descriptif de division précisant les quotes-parts de répartition des charges communes par lot. Il s’agit du document le plus important pour la gestion de la copropriété car c’est celui qui fixe les règles dans tous les domaines de la vie de la copropriété.

Répartition des charges : Chaque lot contribue aux frais d'entretien des parties communes en fonction des tantièmes définis dans l'état de division de la copropriété. La répartition des charges est obligatoire une fois par an.

Recouvrement des charges : Lorsqu’un copropriétaire ne respecte pas ses échéances de paiement, le syndic est missionné pour en assurer le recouvrement, dans une procédure progressive (relance simple, recommandé, actes d'huissiers…). Les frais engagés par la copropriété pour l'encaissement d'une créance d'un copropriétaire sont imputés à ce dernier sauf les frais d’avocats.

Rupture de contrat : voir Loi CHATEL.

Seuil de consultation du conseil syndical : l'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de demander l'avis du conseil syndical avant d'engager une dépense sauf urgence.

Seuil de mise en concurrence : l'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de consulter plusieurs entreprises avant de retenir l'une d'entre elles.

Situation de trésorerie : voir Trésorerie.

Sommes exigibles (copropriétaires) : Le document comptable « annexe 1 » regroupe sur la ligne « copropriétaires - sommes exigibles » le montant total dû par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions. Les sommes exigibles sont les sommes pour lesquelles les dates d’échéances ont été dépassés.

Syndicat de copropriétaires : la collectivité des copropriétaires constitue un syndicat doté de la personnalité civile et immatriculé au registre des copropriétés.

Syndicat secondaire : en matière de copropriété, il est possible au sein même de la même parcelle de créer des syndicats secondaires. Cela peut être utile lorsqu’il existe des intérêts divergents entre certains bâtiments.

Syndic : une copropriété est obligatoirement administrée par un syndic, il est nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, pour une durée déterminée (entre 6 et 36 mois). Il est chargé de représenter le syndicat et de gérer les parties communes de la copropriété. Ce peut être un syndic professionnel ou un syndic non professionnel.

Syndic non professionnel : Le syndic non professionnel est un copropriétaire volontaire qui accepte cette mission généralement à titre bénévole. Cette situation peut convenir de manière durable pour des copropriétés de faible importance, mais peut aussi être une bonne transition dans un processus de changement de syndic en situation de crise aigüe, même pour des copropriétés importantes. Le syndic non professionnel traitera alors les affaires courantes le temps de convoquer une nouvelle assemblée générale choisissant un nouveau partenaire professionnel. Pour ce bénévole, il est nécessaire d'avoir une grande disponibilité sur la période transitoire et de vérifier la couverture d'une responsabilité civile, dans le cadre de sa mission.

Syndic professionnel : Le syndic professionnel est titulaire d'une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, qui atteste qu'il possède les aptitudes pour exercer ce métier, bénéficie d'une assurance responsabilité civile professionnelle et d'une garantie financière suffisante pour couvrir les engagements qu'il est amené à prendre dans l'exercice de ses fonctions (le montant de la garantie financière est actualisé tous les ans). Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat de mandat approuvé l'assemblée générale.

Tacite reconduction d'un contrat : A l'échéance du contrat, son renouvellement s'effectue automatiquement sans qu'aucune démarche ne soit nécessaire, avec éventuellement une actualisation du prix de la prestation selon les formules indicielles prévues au contrat initial (voir loi Chatel pour les modalités de rupture).

Tantièmes : Dans une copropriété, le nombre de tantièmes attribué à chaque lot dans l'état descriptif de division, correspond à sa quote-part dans la répartition des charges totales. Selon le nombre de lots et la précision des calculs le terme générique de tantième peut être exprimé en centième, millième ou dix-millième. La participation du lot aux charges totales sera calculée en proportion de son nombre de tantièmes par rapport au nombre total de tantièmes de la copropriété (Exemple : le propriétaire d'un lot représentant 60 tantièmes sur un total de 1000, règlera 60/1000° des charges à répartir). Il peut y avoir plusieurs tantièmes différents pour le même lot, les dépenses devant être réparties en fonction du critère de l’utilité.

Trésorerie (Situation de trésorerie) : la situation de trésorerie correspond à l'analyse des créances et des dettes de la copropriété afin de déterminer le montant des disponibilités. Il est primordial pour une copropriété d’avoir une trésorerie saine.

TVA : la copropriété n'est pas soumise à la TVA. Cela implique que les appels de provisions n'y sont pas soumis et que la copropriété ne peut pas, de manière générale, récupérer la TVA liée à ses dépenses. Toutefois, le syndic peut indiquer dans les décomptes individuels des dépenses, la ventilation de la TVA pour permettre aux copropriétaires et locataires, personnes morales assujetties, de récupérer ces montants dans leur propre comptabilité.

Unanimité (vote) : Principe de vote exigé par la loi pour les prises de décision en Assemblée Générale concernant des modifications substantielles du Règlement de copropriété, par exemple, nouvelle répartition de l'état de division (tantièmes) ou modification des conditions de jouissance des parties privatives. L'obtention de l'unanimité impose la présence ou la représentation de tous les copropriétaires (y compris les copropriétaires de lots annexes) ce qui est particulièrement délicat à obtenir dans les copropriétés importantes.

Usufruit : pour un même lot, il peut y avoir deux propriétaires, un est l’usufruitier (qui est propriétaire mais qui n’habite pas le logement) et le nu-propriétaire (qui habite le logement).

Vacance du syndic : En cas d'empêchement du syndic pour quelque cause que ce soit ou en cas de carence de sa part à exercer les droits et actions du syndicat et en l'absence d'un successeur, un administrateur provisoire peut être désigné par décision de justice ou une mise en demeure peut être adressée au syndic avec astreinte.

Vacation : facturation du syndic en supplément de ses honoraires de gestion courante qui doit respecter le contrat voté en assemblée générale, sujet à contrôler de près.

Ventilation mécanique contrôlée : moteur qui permet dans les copropriétés de créer une ventilation au sein des appartements pour éviter la présence de moisissures ou de remontées par capillarité.

Vente par adjudication : Acte par lequel un officier du ministère public attribue au plus offrant un bien mis aux enchères. En copropriété c'est le plus souvent la suite d'une " saisie immobilière " du bien d'un copropriétaire défaillant à la demande de ses créanciers.

Ventilation de la TVA : la copropriété n'est pas soumise à la TVA. En revanche, le syndic doit faire apparaître dans les décomptes annuels de charges des copropriétaires, la TVA déductible correspondant aux dépenses. En effet, si un particulier ne peut récupérer la TVA, une entreprise copropriétaire ou locataire peut déduire cette TVA.